Η ιχνηλασιμότητα δεν αρχίζει όταν εμφανιστεί ένα πρόβλημα· αρχίζει τη στιγμή που μια παραλαβή περνά την πόρτα της επιχείρησης. Ένα σύντομο αλλά σταθερό αρχείο παραλαβής βοηθά το εστιατόριο, το ξενοδοχείο ή την επιχείρηση catering να συνδέσει κάθε προϊόν με τον προμηθευτή του και να αντιδράσει γρήγορα σε περίπτωση ανάκλησης.
1. Ταυτότητα προμηθευτή
Καταγράψτε την επωνυμία του προμηθευτή, τα στοιχεία επικοινωνίας και, όπου χρησιμοποιείται, τον εσωτερικό κωδικό συνεργάτη. Η πληροφορία πρέπει να είναι αρκετά σαφής ώστε ο υπεύθυνος βάρδιας να μπορεί να επικοινωνήσει άμεσα χωρίς να αναζητεί παλιά παραστατικά.
2. Ακριβής ονομασία προϊόντος
Η γενική περιγραφή «τυρί» ή «κρέας» δεν αρκεί. Σημειώστε την εμπορική ονομασία, τον τύπο, τη συσκευασία και οποιοδήποτε χαρακτηριστικό διαφοροποιεί το προϊόν. Έτσι αποφεύγεται η σύγχυση ανάμεσα σε παρόμοιες πρώτες ύλες.
3. Παρτίδα ή lot
Ο κωδικός παρτίδας είναι το βασικό σημείο σύνδεσης μιας παραλαβής με πιθανή ανάκληση. Ελέγξτε ότι είναι ευανάγνωστος και καταγράψτε τον ακριβώς όπως εμφανίζεται στη συσκευασία. Για προϊόντα σε πολλά κιβώτια, βεβαιωθείτε ότι οι παρτίδες είναι ίδιες ή σημειώστε καθεμία ξεχωριστά.
4. Ημερομηνία και ώρα παραλαβής
Η ημερομηνία είναι απαραίτητη και η ώρα μπορεί να είναι κρίσιμη για ευαλλοίωτα τρόφιμα. Συνδέστε την καταγραφή με το δελτίο αποστολής ή το τιμολόγιο, ώστε τα έγγραφα να εντοπίζονται γρήγορα.
5. Ποσότητα και κατάσταση συσκευασίας
Καταγράψτε την ποσότητα που πράγματι παραλήφθηκε και τυχόν αποκλίσεις. Σημειώστε φθορές, υγρασία, σπασμένες σφραγίδες ή άλλες ενδείξεις που επηρεάζουν την αποδοχή της παραλαβής. Όπου απαιτείται, απομονώστε το προϊόν μέχρι να ληφθεί απόφαση.
6. Θερμοκρασία και συνθήκες μεταφοράς
Για ψυχόμενα και κατεψυγμένα προϊόντα, ακολουθήστε τη διαδικασία της επιχείρησης για μέτρηση και καταγραφή θερμοκρασίας. Η ένδειξη πρέπει να συνδέεται με το συγκεκριμένο προϊόν και την ώρα ελέγχου, μαζί με την ενέργεια που έγινε αν υπήρξε απόκλιση.
7. Εσωτερικός προορισμός και υπεύθυνος
Σημειώστε πού αποθηκεύτηκε η παρτίδα και ποιος ολοκλήρωσε τον έλεγχο. Αν ένα προϊόν διανέμεται σε δεύτερη μονάδα ή πελάτη, διατηρήστε τη σύνδεση με τον επόμενο αποδέκτη. Η ιχνηλασιμότητα πρέπει να λειτουργεί προς τα πίσω και προς τα εμπρός στην αλυσίδα.
Το αρχείο πρέπει να είναι διαθέσιμο, όχι απλώς αποθηκευμένο
Ένα αρχείο έχει αξία μόνο αν μπορεί να ανακτηθεί γρήγορα. Ορίστε κοινή ονομασία εγγράφων, υπεύθυνο τήρησης και διαδικασία για ανάκληση ή απόσυρση. Δοκιμάστε περιοδικά αν η ομάδα μπορεί να εντοπίσει μια παρτίδα, τον προμηθευτή και τα σημεία χρήσης της χωρίς καθυστέρηση.
Η λίστα αυτή είναι πρακτικό εργαλείο οργάνωσης και δεν αντικαθιστά το σύστημα HACCP, τις ειδικές νομικές απαιτήσεις ή τις οδηγίες της αρμόδιας αρχής. Η διαδικασία πρέπει να προσαρμόζεται στο είδος της επιχείρησης, στα προϊόντα και στους πραγματικούς κινδύνους της λειτουργίας.
